PERHEAPTEEKIT.FI -ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

 

1. Rekisterinpitäjä

Pietarsaaren II Bothnia apteekki (sis. Pännäisten apteekki)

Apteekkari Helena Leikkonen

Y-tunnus: 1432870-1

Isokatu 16, 68600 Pietarsaari

Puh. 06-7888090

S-posti: bothnia.apteekki@apteekit.net

 

1.1 Rekisterin yhteyshenkilö

Monika With, Tietosuojavastaava

Isokatu 16, 68600 Pietarsaari

Puh. 06-7888090

S-posti: bothnia.apteekki@apteekit.net

 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyen. Henkilötietoja käsitellään myös mahdollisten reklamaatioiden ja muiden vaatimusten selvittämisen edellyttämissä tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä kuten tiedotus- ja uutisointitarkoituksissa sekä markkinoinnissa, jonka osana henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointiin ja sähköiseen suoramarkkinointiin liittyvissä tarkoituksissa. Asiakkaalla on oikeus kieltää hänelle kohdistettu suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

Henkilötietojen käsittely apteekissamme on ehdottoman luottamuksellista. Henkilöstöllä on normaalin salassapitovelvollisuuden lisäksi terveydenhuollon lainsäädäntöön perustuva elinikäinen salassapitovelvollisuus henkilön lääkkeitä ja terveydentilaa koskevien tietojen osalta.

 

3. Rekisterin nimi

Perheapteekit.fi -verkkoapteekin asiakasrekisteri

 

4. Rekisterien tietosisältö

Tiedot voivat olla sekä sähköisiä että manuaalisia tallenteita.

Käsittelemme asiakkaan henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyjen rekisterien ja käyttötarkoitusten mukaisesti.

Verkkoapteekkisivustojen käyntitiedot voidaan tallentaa järjestelmäämme evästeiden kautta. Tallentamisen tarkoituksena on kohdentaa asiakkaalle paremmin kiinnostavia viestejä sekä parantaa asiakaskokemusta ja kehittää palvelua. Evästeiden käyttäminen näihin tarkoituksiin edellyttää aina asiakkaan antamaa suostumusta. Emme käytä evästeiden avulla kerättyä profilointitietoa sinua koskevan päätöksenteon perusteena.

Verkkoapteekkiasiakasrekisteriin tallentuvat seuraavat tiedot: Käyttäjän henkilökohtaiset tiedot (etunimi, sukunimi, syntymäaika), yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, faksi, sähköposti), tilauksen tiedot sekä Internet-palvelimen tekniset lokitiedot (sisältävät käyttäjän IP-osoitteen ja tietoja käyttäjän selaimesta). Reseptilääkeostojen yhteydessä järjestelmään tallentuu myös henkilötunnus.

Verkkoapteekkisivustojen chattipalveluiden käyttäjien tiedot tallentuvat Internet-palvelimen tekniset lokitiedot (sisältävät käyttäjän IP-osoitteen ja tietoja käyttäjän selaimesta).

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä henkilöltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön rajoissa yleisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn henkilön välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä toteuttaa asiakassuhteiden ylläpitämiseen liittyviä velvollisuuksiaan.

 

6. Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten (GDPR 6 art. 1.a)

Käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä (GDPR 6 art. 1.b).

Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 6 art. 1.f).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn henkilön ja rekisterinpitäjän välillä olevaan merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka on seurausta siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity on kohtuudella voinut odottaa henkilötietojen keräämisen ajankohtana ja asianmukaisen suhteen yhteydessä.

 

7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto

Muita kuin maksuun, tilauksen toimittamiseen tai markkinointiin tarvittavia  henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

7.1. Laskutus

Laskutustietoja voidaan siirtää laskuttavalle taholle (Klarna Bank AB), kun asiakas valitsee maksutavaksi laskun tai osamaksun.

 

7.2. Tilauksen toimitus

Yhteystietoja (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite) voidaan siirtää tilausta toimittavalle taholle asiakkaan valitseman toimitustavan mukaisesti.

 

7.3. Verkkoapteekkiasiakasmarkkinointi

Verkkoapteekkiasiakkaan sähköpostiosoitetta voidaan käyttää markkinointiin, esim. uutiskirjeen muodossa. Apteekki tekee kanta-asiakasmarkkinointia uutiskirjeen muodossa Koodiviidakko Oy:n kanssa. Uutiskirjeen lähettämisen voi perua.
 

8. Henkilötietojen säilytysaika

 

8.1. Verkkoapteekkiasiakastiedot

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan viiden vuoden välein. Joka tapauksessa rekisteröityä henkilöä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä 5 vuotta sen jälkeen, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt, ja asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet ja toimenpiteet on suoritettu loppuun. Esimerkiksi kirjanpitotositteita säilytetään viisi vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

 

8.2. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkia rekisterissä olevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

8.3. Rekisterin suojaus

Apteekki toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen käsittelytoimintojen yhteydessä erityisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksilta suojautumiseksi. Ainoastaan apteekin henkilöstöllä ja apteekin valitsemalla tietojärjestelmätoimittajalla alihankkijoineen on pääsy järjestelmään. Henkilötietoja sisältäviä aineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan nimetyillä ja tehtäviensä vuoksi pääsyyn valtuutetuilla henkilöillä.

Henkilöstöä ja alihankkijoita koskee sopimusperusteinen ja/tai lakisääteinen salassapitovelvollisuus. Järjestelmän käyttöön ja käsittelyyn oikeutettuja ovat ainoastaan sellaiset henkilöt, jotka työnsä puolesta tarvitsevat henkilötietoja. Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaista tunnusta ja vahvaa salasanaa.

Rekisteriin sisältyviä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
 

9 Rekisteröidyn oikeudet
 

9.1. Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa. Rekisterinpitäjänä apteekin on rekisteröidyn pyytäessä ilmoitettava, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei.  Rekisterinpitäjän on toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista rekisteröidylle pyydettäessä myös sähköisessä muodossa. Pyyntö esitetään kirjallisena.

Tietosuoja-asetuksessa aikaraja rekisteröidyn esittämään pyyntöön reagoimiselle on yksi kuukausi. Määräaikaa voidaan tarvittaessa jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle mahdollisesta määräajan jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta sekä kerrottava viivästymisen syyt.

9.2. Henkilötietojen oikaiseminen ja poistaminen

Rekisteröity voi pyytää virheellisen tiedon korjaamista. Havaitun virheellisen tiedon voimme korjata saatuamme oikean tiedon sinulta tai muusta luotettavasta lähteestä. Pyyntö esitetään kirjallisena.

Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot poistetuksi rekisteristä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttäessä. Pyyntö esitetään kirjallisena.

9.3. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä säädettyjen edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

9.4. Oikeus peruuttaa antamansa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tai muuttaa antamaansa suostumusta milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

9.5. Automaattinen päätöksenteko

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi.
Edellä olevaa ei sovelleta, jos päätös on välttämätön rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten tai perustuu rekisteröidyn nimenomaiseen suostumukseen taikka jos päätös on hyväksytty rekisterinpitäjään sovellettavassa lainsäädännössä.

 

9.6. Henkilön oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada suostumuksensa tai rekisterinpitäjän kanssa olevan sopimuksen perusteella käsitellyt henkilötietonsa siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, mikäli se on teknisesti mahdollista.
 

9.7. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Ratapihantie 9, PL 800, 00521 Helsinki tai tietosuoja@om.fi), jos apteekki ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

 

9.8. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa autamme sinua mielellämme. Yhteydenotot pyydämme kirjallisena postitse tai sähköpostilla toimitettuna. Yhteystiedot löydät kohdasta 1. Rekisterinpitäjä.

 

 

Päivitetty 22.5.2018